*KNIT में सफल फाइल ट्रैकिंग सिस्टम का परीक्षण: प्रशासनिक कार्यों में आयेगा बड़ा बदलाव
आज के युग में, किसी भी संस्थान या संगठन के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन की सुरक्षा और सटीकता अत्यंत महत्वपूर्ण है। फाइल ट्रैकिंग सिस्टम इस दिशा में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यह सिस्टम दस्तावेजों की सुरक्षा, सटीक ट्रैकिंग, समय की बचत और पारदर्शिता सुनिश्चित करता है। रियल-टाइम ट्रैकिंग के माध्यम से फाइलों की वर्तमान स्थिति का पता चलता है और उच्च सुरक्षा सुनिश्चित होती है कि केवल अधिकृत व्यक्ति ही फाइलों तक पहुंच सकें। इसके अतिरिक्त, यह प्रणाली कागजी कार्यों में कमी लाकर पर्यावरण संरक्षण में भी योगदान देती है। यूज़र-फ्रेंडली इंटरफेस और विस्तृत रिपोर्टिंग सुविधाओं के साथ, फाइल ट्रैकिंग सिस्टम ऑडिट और निरीक्षण के समय अत्यंत उपयोगी साबित होता है। नोटिफिकेशन सिस्टम की मदद से फाइलों के स्थानांतरण या बदलाव की जानकारी संबंधित व्यक्ति को तुरंत मिल जाती है, जिससे कार्यप्रणाली में सुधार और पारदर्शिता बढ़ती है। इन सब विशेषताओं के कारण, फाइल ट्रैकिंग सिस्टम किसी भी संस्थान या संगठन के लिए अत्यावश्यक हो गया है।हाल ही में के.एन.आई.टी सुलतानपुर में एक उन्नत फाइल ट्रैकिंग सिस्टम का सफल परीक्षण किया गया। यह परीक्षण के.एन.आई.टी के निदेशक श्री आर. के. उपाध्याय और प्रोफेसर समीर श्रीवास्तव के मार्गदर्शन में संपन्न हुआ । इस परियोजना में कुल छः छात्रों का योगदान रहा, जिनमें चार एमसीए अंतिम वर्ष के छात्र मृणाल कुमार, अभय सिंह, अविनाश कुमार वर्मा और हरीश कुमार शामिल थे, और एमसीए प्रथम वर्ष के द्वान शिवम राय और भानु प्रताप सिंह भी इस टीम का हिस्सा थे। इस नवीन प्रणाली के सफल परीक्षण के बाद, उम्मीद है कि जल्द ही इसे पूरे कैम्पस में लागू किया जाएगा। कैसे काम करता है फाइल ट्रैकिंग सिस्टम ? फाडल ट्रैकिंग सिस्टम के तहत, प्रत्येक दस्तावेज को एक अद्वितीय आईडी (Unique ID) दी जाती है। जब भी फाइल को एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थानांतरित किया जाता है, तो सिस्टम में इसकी स्थिति को अद्यतन किया जाता है। यह प्रणाली न केवल फाइल के स्थान की जानकारी देती है, बल्कि यह भी बताती है कि किस समय पर फाइल किसके पास थी। नए फाइल ट्रैकिंग सिस्टम के लागू होने से कैम्पस में दस्तावेज प्रबंधन में उल्लेखनीय सुधार देखाने को मिला है, और इसके प्रमुख विशेषताएँ निम्न है- रियल टाइम ट्रैकिंग, उच्च सुरक्षा, दक्षता में वृद्धि, पेपर रहित कार्य, कुशलता एवं समय की बचत , कर्मचारी सहयोग, पर्यावरणीय स्थिरता, नियमित अपडेट एवं विस्तृत रिपोर्टिंग। हमने हाल ही में अपने निदेशक श्री आर. के. उपाध्याय, प्रोफेसर समीर श्रीवास्तव एवं प्रोफेसर अन्नू के मार्गदर्शन में इस फाइल ट्रैकिंग सिस्टम का सफल परीक्षण किया है। उनकी उत्कृष्ट नेतृत्व और तकनीकी विशेषज्ञता के परिणामस्वरूप, यह परीक्षण अत्यंत सफल रहा। वर्तमान में, यह प्रणाली कैंपस के लिए आधिकारिक रूप से जारी नहीं की गई है, लेकिन परीक्षण के सफल परिणामों के बाद, इसे जल्द ही सभी के लिए उपलब्ध कराने की योजना बनाई जा रही है। निदेशक श्री आर. के. उपाध्याय ने कहा, "यह प्रणाली हमारे प्रशासनिक कार्यों में क्रांतिकारी परिवर्तन लाएगी। हम इसके सफल परीक्षण से बेहद उत्साहित है और जल्द ही इसे पूरे कैम्पस में लागू करने की योजना बना रहे हैं।" प्रोफेसर समीर श्रीवास्तव ने कहा, " इस सिस्टम के माध्यम से हम न फाइलों की सुरक्षा सुनिश्चित कर पाएंगे, बल्कि हमारे प्रशासनिक कार्यों में भी उल्लेखनीय सुधार होगा।" । फाइल ट्रैकिंग सिस्टम के सफलतापूर्वक कार्यान्वयन के बाद, हमारे कैंपस का प्रशासनिक विभाग अब इस प्रणाली को और अधिक उन्नत बनाने के लिए काम कर रहा है। भविष्य में, इस प्रणाली में अतिरिक्त फीचर्स जोड़े जाने की योजना है, जिससे इसकी कार्यक्षमता और भी बढ़ सके। इस सफल परीक्षण के बाद जल्द ही फाइल ट्रैकिंग सिस्टम को पूरे कैम्पस में लागू करने की योजना बनाई जा रही है। इसके लिए आवश्यक तकनीकी और प्रशासनिक तैयारियाँ की जा रही हैं।फाइल ट्रैकिंग सिस्टम का सफल परीक्षण हमारे कैम्पस के लिए एक महत्वपूर्ण उपलब्धि है। हम उम्मीद करते हैं कि इस प्रणाली के पूर्ण कार्यान्वयन से कैम्पस के सभी सदस्य लाभान्वित होंगे और प्रशासनिक कार्यों में सुधार होगा।
Jun 07 2024, 12:42